Titre anglais : Common Strategies

Présentation

Dans cette activité, le jeu-cadre Convergent/Divergent est utilisée sur le thème du travail en équipes. Le texte en italique présente un exemple pratique d'utilisation.

Objectif

Générer des idées de collaboration entre services acceptables par tous, afin d'atteindre un objectif commun favorable à l'organisation.

Participants

6 à 30

Durée

De 45 minutes à 3 heures, selon le nombre de participants, le nombre de services qu’ils représentent, et le niveau de détails souhaité.

Matériel

Tableaux de papier + marqueurs
Fiches de répartition
De quoi écrire

Préparation

Pour faciliter la création des groupes convergents et divergents, chaque participant reçoit une carte de répartition contenant une lettre et un numéro, par exemple A4 ou C2.

Pendant la première partie de l'activité, les participants s'organisent en équipes selon la lettre inscrite sur leur carte. Pendant la deuxième partie, ils se réorganisent en fonction du numéro inscrit sur leur carte. Par exemple, le participant avec la carte C2 appartient à l'équipe C dans la première partie de l'activité (groupes convergents) et à l'équipe 2 dans la deuxième partie (groupe divergent).

Avant de mener l'activité, déterminer combien de participants seront présents. Écrire les combinaisons de lettres et de chiffres appropriées sur des fiches vierges.

Par exemple, si vous avez 21 participants, préparez les cartes de répartition suivantes : A1, A2, A3, A4, A5 / B1, B2, B3, B4 / C1, C2, C3, C4 / D1, D2, D3, D4 / E1, E2, E3, E4

Déroulé

Spécifier un objectif commun. Proposer un objectif qui nécessite une collaboration entre les différents services de l'organisation. Préciser comment la réalisation de cet objectif pourra être mesurée.

Paul sait qu'il va animer l'activité avec la participation de trois services différents, et qu'il y aura 15 personnes. Avant d'animer cette activité, il prépare des petites fiches permettant une répartition facile des participants en groupes convergents puis en groupes divergents.

Paul a un choix de plusieurs objectifs communs à proposer aux participants :

faire un profit record pendant le prochain trimestre ;
réduire le turnover des employés ;
développer de nouveaux services ou de nouveaux produits en ligne;
fournir un excellent service Client.

Il décide finalement de choisir l’objectif trivial mais important de « fournir un excellent service Client ». Pour mesurer que cet objectif a bien été atteint, les participants suggèrent les éléments suivants :

une réduction du temps d’attente avant livraison ;
et une augmentation du feed-back positif des clients.

Former des groupes « homogènes ». Distribuer les fiches de répartition et expliquer leur utilisation. Vous répartissez ainsi de manière aléatoire les participants en autant de groupes qu'il y a de services participant à l'activité. Expliquer aux participants de chaque groupe qu'ils vont jouer le rôle attribué à leur groupe.

Pour Paul, la répartition en groupes homogènes est facile : il forme 3 groupes (Services, Pièces détachées et Ventes) en répartissant aléatoirement cinq participants à chaque groupe (s’il y avait eu 14 participants, il aurait créé un groupe de 4 et deux groupes de 5 personnes). Pour cette répartition, il utilise les petites fiches qu'il a préparées, en en distribuant une à chaque participant.

Une fois répartis, il demande aux participants d'ignorer leur rôle habituel dans leur service et de jouer le rôle associé au groupe auquel ils sont affectés.

Spécifier la tâche aux groupes homogènes. Demander à chaque groupe de rechercher des réponses à la question suivante : « Comment pouvons-nous atteindre l'objectif commun ? ». Encourager les groupes à dresser une longue liste d'idées. Annoncer un délai approprié.

Pamela est affectée au groupe « Services ». Elle suggère que le groupe « Ventes » devrait leur fournir une image plus claire de ce que veut chaque client. Quelqu'un d'autre dans le groupe suggère qu'il faudrait arrêter de faire des promesses inconsidérées au client. Le groupe décide également qu'il veut une meilleure coordination entre les différents services pour éviter les retards dans la fourniture des commandes.

Les deux autres groupes élaborent des listes similaires de suggestions pour fournir un excellent service à la clientèle. Chaque groupe enregistre ses idées sur un tableau de papier.

Conclure la première partie de l'activité. Cinq minutes avant la fin du temps imparti, attirer l'attention des participants. Demander à chaque groupe d'identifier ses cinq meilleures idées pour atteindre l'objectif commun, et d'écrire leur liste finale.

Demander à chaque participant de prendre note de la liste finale, en expliquant que chacun aura besoin de cette liste pour la phase suivante de l’activité.

Réorganiser les participants en groupes « hétérogènes ». Former de nouveaux groupes, contenant un membre de chacun des groupes précédents (homogènes).

Paul réorganise les participants en 5 groupes de 3 membres chacun (l’un venant du groupe Service + un autre venant du groupe Pièces détachées + un autre venant du groupe Ventes). Pamela se retrouve dans son groupe avec Alain, du groupe « Ventes », et Kathy du groupe « Pièces détachées ».

Spécifier la tâche aux groupes hétérogènes. Demander à chaque groupe de rechercher des réponses à la même question que précédemment : Comment les employés des différents services peuvent-ils travailler ensemble pour atteindre l'objectif commun ? ». Comme précédemment, proposer à chaque groupe de commencer par une longue liste d'idées. Encourager les participants à utiliser leurs idées du tour précédent, si cela leur semble pertinent.

Paméla est un peu agacée par les idées déraisonnables des deux autres membres de son nouveau groupe. Après un débat un peu tendu, les trois membres du groupe se concentrent sur l’objectif commun, trouvent un compromis par rapport à leurs idées, et finissent par déterminer ensemble des stratégies créatives et constructives pour atteindre l’objectif fixé.

Conclure la deuxième partie de l'activité. Comme précédemment, attirer l'attention des participants cinq minutes avant la fin du temps imparti. Demander à chaque groupe d'identifier ses cinq meilleures idées pour atteindre l'objectif commun, et d'écrire leur liste finale.

Partager les idées. Sélectionner un groupe au hasard et demander à son porte-parole de présenter la liste finale de cinq idées de son groupe. Encourager les membres des autres groupes à écouter attentivement. Puis répéter la même procédure jusqu'à ce que tous les groupes aient fait leur présentation.

Pousser à la mise en œuvre. Demander à chaque participant de faire une liste personnelle d'actions pour atteindre l'objectif commun. Préciser aux participants qu'ils peuvent prendre des idées soit dans les groupes auxquels ils ont participé, soit dans les idées présentées par les autres groupes, et qu'ils peuvent également prendre des idées qui leur viennent spontanément à la fin de l'activité. Laisser un délai approprié.

Le plan personnel d’action de Pamela est formé de 4 idées de la liste élaborée par son groupe, à laquelle elle rajoute une brillante idée de son cru : « Rappeler très régulièrement aux autres membres de mon service de l’importance d’aider le service Ventes à donner des estimations réalistes des dates de livraison ».