Titre anglais : Trash

Extrait de Jeux à thème de Thiagi (Éditions Eyrolles, Paris)

Présentation

L’un des éléments essentiels du management de qualité est de bien savoir spécifier à ses collaborateurs les buts et les objectifs à atteindre. C’est le but de cette activité.

Cette activité de simulation comprend 6 rounds (+ éventuellement d’autres), chacun impliquant un participant différent.

Un bref débriefing suit immédiatement chaque round, permettant à chacun :

de bien prendre conscience de l'impact émotionnel créé par la manière dont les objectifs ont été définis,
de relier l'activité à son expérience professionnelle.

A la fin de l'activité, il est demandé aux participants de partager leurs réflexions et leurs ressentis, puis d’appliquer ce qu’ils ont appris à un cas réel de définition d'objectifs dans le cadre de leur travail.

But de l'activité

Savoir spécifier les objectifs à atteindre à des collaborateurs :

en créant chez eux une motivation optimale,
et en utilisant un outil de langage bien adapté.

Nombre de participants

Minimum : 3

Optimum : 6 à 20

Maximum : aucun (voir la partie "Adaptations" pour modifier l’activité en fonction du nombre de participants)

Temps

30 à 50 min, y compris les temps de débriefing

Matériel

Une poubelle de bureau ou un récipient équivalent
Des feuilles de papier brouillon
Un tableau de papier
Un chronomètre

Déroulé

1er round : Aucun but

Avant de commencer ce round, vous assurer qu'il y a dans la pièce une poubelle de bureau disponible. Mais ne pas attirer l'attention des participants sur cette poubelle.
Chiffonner une feuille de papier. La poser devant l'un des participants (appelons-le n°1) tout en parlant au groupe. Noter discrètement l'heure. Éviter tout contact oculaire avec n°1. Expliquer brièvement l'importance de bien savoir spécifier à ses collaborateurs les buts et les objectifs à atteindre.

Leur expliquer également :

que cette activité s'appelle « POUBELLE », acronyme de « Perception d'Objectifs Utilisant des Buts Élémentaires de Liaison et de Lecture Événementielle » ;
que cette activité a essentiellement pour but d'explorer les différentes manières de définir des objectifs à des collaborateurs.

Vous arrêter au milieu de votre explication (et si possible au milieu d'une phrase) et regarder ostensiblement votre montre. Vous tourner vers n°1 et lui dire en substance, avec vos propres mots :

Le temps qui vous était accordé est dépassé. Vous étiez supposé jeter ce morceau de papier dans la poubelle, et vous ne l'avez pas fait. Cela aurait dû être évident pour vous. Est-ce que je dois en permanence vous dire tout ce que vous devez faire ? Est-ce que vous ne pouvez pas faire les choses par vous-même ? Suis-je obligé de vous dire quand et comment faire les choses les plus élémentaires ?

Faire un mini débriefing en demandant à n°1 ce qu'il ressent. Demander aux autres ce qu'ils ressentiraient dans une situation similaire. Insister sur les sentiments que cela peut déclencher, tels que l'irritation, l'agressivité, la défense violente. Expliquer que c'était une manière de montrer une situation dans laquelle aucun but n'est indiqué. "Ouvrez un tableau et notez, pour ce round et pour les suivants, le type de situation et les sentiments que cela peut générer."
Demander aux participants de trouver des exemples similaires dans leur métier, et comment cela peut influencer sur la qualité de leur travail et leur productivité.

2ème round : But trivial

Récupérer la boule de papier chiffonnée et sélectionner le participant n°2. Placer la poubelle tout près de lui et lui dire en substance, avec vos propres mots :

Voici une boule de papier. Et voilà une poubelle. Jetez le papier à la poubelle. Les autres vont vous donner d'autres boules de papier. Jetez-les toutes dans la poubelle. Votre performance sera évaluée en terme de nombre de boules de papier qui seront jetées dans la poubelle.

Demander aux autres participants de chiffonner d'autres feuilles de papier. Donner à n°2 la première boule de papier, puis celles préparées par les autres participants. Observer avec une grande attention ce qu'il fait. Au bout de 30 secondes, compter soigneusement le nombre de boules de papier dans la poubelle et le féliciter chaudement.
Comme précédemment, demander à n°2 ce qu'il ressent. Demander aux autres ce qu'ils ressentiraient dans une situation similaire.
Insister sur les sentiments d'ennui, de sous-utilisation des compétences et des talents, sur le fait de se sentir assisté en permanence, d'être pris pour un incompétent ou un débile léger.
Expliquer que c'était une manière de présenter une situation dans laquelle l'objectif à atteindre est trivial. Puis demander aux participants de trouver des exemples similaires dans leur métier, et comment cela peut influencer sur la qualité de leur travail et leur productivité.

3ème round : But impossible à atteindre

Vider la poubelle, récupérer toutes les boules de papier, et désigner le n°3. Lui dire en substance, avec vos propres mots :

Venez vous placer à 3 m de la poubelle. Utilisez votre main gauche (si droitier) pour lancer la boule de papier dans la poubelle. Vous devrez en permanence garder les yeux fermés. Nous allons vous fournir d'autres boules de papier. Continuez à les lancer dans la poubelle, toujours en fermant les yeux. Tenez également compte du fait que je déplacerai la poubelle pendant que vous lancerez les boules de papier. N'ouvrez pas les yeux pour repérer son emplacement. Votre performance sera évaluée en terme de nombre de boules de papiers correctement placées dans la poubelle pendant les 30 prochaines secondes.

Diriger l'activité comme indiqué. L’arrêter au bout de 30 s et demander au n°3 d'ouvrir les yeux.
Recueillir les réactions du n°3 et des autres participants. Sortiront sans doute des sentiments comme la frustration, l'incompétence, le manque de feed-back, et le sentiment d'échec programmé. Remplir la troisième ligne du tableau.
Expliquer que c'était une manière de simuler une situation dans laquelle le but est impossible à atteindre.
Demander aux participants de trouver des exemples similaires dans leur métier, et comment cela peut influencer sur la qualité de leur travail et leur productivité.

4ème round : But incompréhensible

Vider la poubelle. Donner une boule de papier à un autre participant, le n°4. Lui dire ce qui suit avec vos propres mots, mais en gardant le jargon technique.

L'évaluation de vos performances sera basée sur votre capacité à placer cette sphéroïde en cellulose recyclable, composée de différents plans fractals déformés, à l'intérieur d'un contenant creux, de forme tronconoïdale.

Lancez ce projectile sphéroïde afin que sa trajectoire suive un arc de parabole dont le foyer se trouve très exactement à 125 cm au-dessus du sommet de votre crâne. Vous devrez tenir compte de la vitesse initiale, de la masse inertielle du projectile et de l'accélération de la pesanteur qui est, dans cette salle, précisément égale à 9,81 mètres par seconde-carré. Votre performance sera jugée sur la capacité de vos projectiles à atteindre, avec une vitesse finale nulle, l'intérieur du contenant tronconoïdal.

Avant même que n°4 commence la tâche demandée, lui demander ce qu'il ressent. Demander aux autres participants leurs commentaires. Mettre en avant les sentiments tels que la confusion, ou le fait d'être noyé par un jargon technique.
Expliquer que c'était une manière de simuler une situation dans laquelle le but est impossible à comprendre.
Demander aux participants de trouver des exemples similaires dans leur métier, et comment cela peut influencer sur la qualité de leur travail et leur productivité.

5ème round : Buts évanescents

Sélectionner le n°5 et lui transmettre le message suivant avec vos propres mots, en tentant de garder le visage parfaitement sérieux. Un ton de gourou inspiré renforcera l'impact de votre message.

Prends une profonde respiration, et visualise-toi en train d'atteindre un état supérieur dans l'actualisation de ton moi profond. Centre-toi sur toi-même, et (en montrant la boule de papier) deviens « un » avec ce magnifique et resplendissant élément de ressource cosmique.

Faits confiance en ton intuition pour connecter cette resplendissante ressource cosmique avec le récipient qui est devant toi. Visualise l'union karmique parfaite de ce morceau de papier en route vers sa destinée ultime.

Avant même que n°5 commence la tâche demandée, lui demander ce qu'il ressent. Demander aux autres participants comment ils se sentiraient dans une situation analogue, en particulier s'ils n'ont aucune connaissance préalable sur ce qu'ils doivent faire. Mettre en évidence des sentiments comme la confusion, ou la gêne. Remplir la cinquième ligne du tableau.
Expliquer que c'était une situation dans laquelle le but est évanescent, qui produit un résultat similaire à la situation précédente où le but était incompréhensible.
Demander aux participants de trouver des exemples similaires dans leur métier (en général sous couvert de développement personnel des employés), et comment cela peut influencer la qualité de leur travail et leur productivité.

6ème round : But verbeux

Sélectionner le n°6 et exprimer le message suivant avec vos propres mots, en articulant bien et en gardant un ton parfaitement monotone.

Nous allons vous proposer différents kits complets d'éléments vous permettant de vous débarrasser de feuilles de papier devenues sans objet. Pour cela, différentes sortes de poubelles de bureau seront mises à votre disposition, ainsi que différents morceaux de papier froissés de différentes couleurs, de différentes formes et de différents poids. Pour cette opération, les poubelles qui vous seront proposées auront été sélectionnées suivant sept standards différents, parmi les poubelles prévues pour être placées sur le sol. En utilisant strictement les normes et les procédures Iso-2242, et en utilisant alternativement votre main forte et votre main faible pour éviter les incapacités de travail dues aux gestes répétitifs, vous devrez être capable de remplir progressivement la poubelle à un rythme devant dépasser les 5 boules de papier toutes les 30 secondes.

Pendant que vous faites cela, vous ne devez en aucun cas consulter des documents tels que fiches de tâche ou notes personnelles, ni demander de l'aide à vos collègues ou à vos supérieurs.

Avant que le n°6 ne commence, découvrir avec surprise que le temps qui lui était imparti est déjà terminé. Demander au n°6 et aux autres participants leurs réactions. Mettre en évidence les sentiments d'ennui, de confusion et de paranoïa. Remplir la sixième ligne du tableau.
Expliquer que c'était une situation dans laquelle le but est noyé dans un langage verbeux.
Demander aux participants de trouver des exemples similaires dans leur métier, où le langage verbeux est souvent justifié par la nécessité d'être précis, et comment cela peut influencer la qualité de leur travail et leur productivité.

7ème round : à définir

Si le temps le permet, proposer aux participants (répartis en équipes) de rechercher d’autres formes de communication des objectifs qu’il est souhaitable d’éviter.
Demander à chaque équipe de préparer une présentation de ce type de communication, en gardant le thème de la poubelle et des boules de papier.
Noter sur le tableau, à l’issue de chaque présentation, les sentiments que peut déclencher cette forme de communication d’objectifs.

Prolongements

Expliquer que cette activité imaginaire n'avait pour but que de présenter différentes manières dysfonctionnelles de définir des objectifs.
Suggérer aux participants, lorsqu'ils doivent définir des objectifs à atteindre, de faire exactement le contraire de tout ce que vous avez montré, c'est-à-dire de le faire d'une manière simple, claire et motivante.
Pour renforcer cette prise de conscience, demander aux participants de se mettre par deux et d'écrire, en 3 minutes, comment ils pourraient transmettre l'objectif proposé dans le jeu de la poubelle (c'est-à-dire mettre un morceau de papier à la poubelle). Au bout de 3 minutes, faire lire quelques-uns des textes, et demander aux participants de vérifier qu'ils sont ni triviaux, ni impossibles, ni incompréhensibles, etc.
Puis demander à chaque participant de travailler seul, de choisir un exemple dans son travail de présentation d’objectif à des collaborateurs, et de préparer en 5 minutes cette présentation d'objectifs. Après ces 5 minutes, demander des volontaires pour lire ce qu'ils ont écrit. Demander aux autres participants de commenter les exemples en suivant la grille élaborée précédemment.

Adaptations

La taille optimale du groupe est de 6 personnes, chacun jouant un round à tour de rôle. Si les groupes sont plus petits ou plus grands, voici quelques adaptations possibles :

avec moins de 6 participants, faire juste tourner le rôle de joueur ; certains joueront plusieurs fois ;
avec de 10 à 20 participants, mettre la poubelle sur le devant de la salle ; choisir au hasard 6 personnes et leur demander de venir sur le devant ; vous assurer que tout le monde peut bien observer ce qui se passe ;
avec des centaines de participants, les répartir en groupes de 7 à 10 personnes autour de tables rondes, et placer une poubelle à proximité de chaque table. Donner les instructions pour chaque round à l'ensemble des groupes en même temps. Demander aux participants de faire les mini débriefing par table. Circuler à chaque fois au milieu de quelques tables pour tirer quelques éléments intéressants à rapporter.