Titre anglais : Optimal Design

Objectif

Générer une liste de recommandations pour augmenter les aspects positifs et réduire les aspects négatifs de concevoir une présentation tout en la faisant.

Participants

Minimum : 4

Maximum : aucun

Optimum : 16 à 32

Durée

15 à 40 minutes

Matériel

Fiches bristol

De quoi écrire

Arrangement de la salle

Cette activité peut être menée partiellement ou complètement debout. Laisser suffisamment d'espace pour que les participants puissent se déplacer et travailler par deux.

Déroulé

Un exemple vécu est inséré en italiques entre les différentes étapes.

Préciser le thème. Attirer l'attention des participants en faisant cette déclaration provocatrice : « Vous pouvez augmenter l'impact d'une présentation orale en la concevant en même temps que vous la faites ». Compléter votre proposition : « Cette manière de faire – concevoir et faire en même temps – comporte de nombreux dangers et des limites ». Proposer aux participants de réfléchir un moment à votre proposition, et de rechercher les avantages et les inconvénients possibles de cette manière de faire.

Diviser en deux sous-groupes. Demander aux participants de se numéroter à tour de rôle 1 et 2, et de rester pour l'instant là où ils sont.

Réfléchir sur la proposition. Demander aux participants n°1 de réfléchir aux avantages de concevoir une présentation toute en la faisant. Demander aux participants n°2 de réfléchir aux inconvénients de cette manière de faire. Demander à chaque participant de travailler de façon indépendante, en mettant de côté ses préférences personnelles sur la proposition. Leur laisser environ une minute.

Lors d'une réunion annuelle de l'Association canadienne des conférenciers professionnels, David, l'un des participants numéroté n°1, a trouvé les avantages suivants :

Donne une confiance accrue au présentateur.
Améliore la capacité du présentateur à écouter, à observer et à recevoir du feed-back de la part de l'auditoire.
Rend la présentation plus adaptée aux besoins et aux préférences de l'auditoire.
Entraîne le conférencier à improviser et à retomber rapidement sur ses pieds.
Encourage les participants à prendre une part active dans la présentation.

Dans la même session, Leila était une n°2. Voici les inconvénients qu'elle a trouvés :

Les personnes dominatrices dans l'auditoire peuvent détourner la portée et la séquence de la présentation.
La présentation pourra sembler être décousue. Le manque de structure fait qu'il est difficile pour les membres de l'auditoire de suivre la présentation et de s'en souvenir plus tard.
Le présentateur peut être entraîné vers des sujets tangentiels, peu pertinents pour le reste de l'auditoire.
Le conférencier peut est tenté d'étaler ses connaissances et de sortir du cadre de la présentation.
La plupart des membres de l'auditoire ne savent pas comment gérer ce type de présentation.

Former des binômes et partager. Demander aux participants de se lever, de marcher dans la salle et de former un binôme avec une personne ayant un autre numéro (un n°1 et un n°2). Dans chaque binôme ainsi créé, demander aux deux participants de partager à tour de rôle les avantages et les inconvénients auxquels ils ont pensés. Les encourager à prendre des notes. Les décourager d'entrer dans un débat d'idées. Au contraire, encourager les participants à explorer le sujet avec un esprit ouvert et à s'écouter avec attention et respect mutuel.

Lorsqu'ils ont terminé leurs échanges, leur demander de trouver un nouveau partenaire et de poursuivre l'activité de partage jusqu'à votre signal de fin.

Former des équipes. Lorsque les participants ont interagi avec 5 ou 6 partenaires différents, arrêter l'activité de partage. Demander aux participants de s'organiser en équipes de 4 à 6 membres, sans s'occuper plus longtemps de leur numéro.

Partager les informations. Demander aux membres de chaque équipe, en utilisant leurs conversations précédentes, d'échanger entre eux sur les différents avantages et inconvénients de concevoir une présentation toute en la faisant.

Noter un avantage et un inconvénient. Distribuer une fiche bristol à chaque équipe. Demander à chaque équipe de choisir un avantage important et un inconvénient important, et de les écrire sur un côté de la fiche.

Échanger les cartes. Demander à chaque équipe de faire passer leur carte (avec l'avantage et l'inconvénient) à une autre équipe, par permutation circulaire (la dernière équipe donne sa carte à la première équipe). Demander aux équipes d'étudier les deux éléments inscrits sur la carte qu'elles ont reçue.

Imaginer une approche optimale. Demander à chaque équipe de trouver une recommandation créative pour augmenter l'avantage et réduire l'inconvénient indiqués sur la carte. Inviter les équipes à noter brièvement cette idée au dos de la carte.

L'équipe de David a reçu une carte qui contenait ces deux éléments :

Avantage : Permet au public de mieux s'approprier le contenu de la présentation.
Inconvénient : Les besoins de la plupart des membres de l'auditoire sont ignorés si le présentateur essaye de satisfaire les besoins particuliers d'un individu.

Voici la recommandation de l'équipe de David :

Proposer une liste de sujets, de problèmes et de questions concernant la proposition, et demander aux membres de l'auditoire de travailler en équipe pour sélectionner les éléments qu'ils souhaitent explorer avec le présentateur.

Faire lire les recommandations. Après une temps approprié, demander à chaque équipe de lire sa recommandation. Demander aux autres équipes d'écouter attentivement la recommandation et de vérifier si cette recommandation fonctionnera aussi avec l'avantage et l'inconvénient listés sur leur carte.