Extrait de Jeux à thème de Thiagi, Éditions Eyrolles

Titre anglais : Freelance

Présentation

Beaucoup de managers ressentent de plus en plus la nécessité de devenir des « facilitateurs ». Cette activité aide les participants à découvrir et discuter les facteurs qui permettent de devenir un facilitateur efficace.

But

Identifier les caractéristiques souhaitables d’un bon facilitateur

Participants

Minimum : 10
Pas de maximum
Optimal : 10 à 30

Les participants sont répartis en groupes de 3 à 7 personnes

Temps

45 minutes à 1 heure

Matériel

Fiche n°1 : Facilitateur expérimenté – se déplace à la demande.
Fiche n°2 : Caractéristiques souhaitables chez un facilitateur
Tableau de papier + feutres
Papier blanc et de quoi écrire

Déroulé

Faites-vous de la publicité

Distribuer le document n° 1 : Facilitateur expérimenté – se déplace à la demande.

Demander aux participants de lire ce document et d'écrire une annonce publicitaire pour se vendre comme facilitateurs indépendants.

Leur donner un délai de 3 minutes pour rédiger l'annonce.

Constituer des équipes

Diviser les participants en 2 à 5 équipes de 3 à 7 membres chacune. Faire en sorte que les équipes aient un nombre à peu près identique de membres (certaines pourront avoir un membre de plus).

Demander aux équipes de se placer dans la salle à une certaine distance les unes des autres.

Ramasser et redistribuer les annonces publicitaires

Ramasser les annonces publicitaires de chaque équipe, en vérifiant qu'elles ont toutes un numéro de référence et qu'aucune référence n’est identique. Faire des paquets distincts pour les annonces de chaque équipe.

Prendre le paquet de la première équipe et le donner à l'équipe voisine, en faisant une permutation circulaire (les annonces de la dernière équipe seront données à la première équipe).

Lecture des annonces publicitaires et sélection d’un facilitateur

Demander à chaque équipe de lire les annonces publicitaires, et de choisir ainsi un candidat pour jouer le rôle de facilitateur - les critères de sélection sont libres (ce facilitateur appartient donc à l’équipe qui a fourni les annonces).

Laisser 5 minutes aux participants pour faire ce choix.

Affecter le facilitateur choisi à chaque équipe

Demander à chaque équipe de lire le numéro de référence du candidat facilitateur choisi. Faire venir le facilitateur sélectionné dans l’équipe correspondante.

De cette manière, chaque équipe va perdre l’un de ses membres, mais va recevoir un facilitateur venu d'une autre équipe.

Identifier des caractéristiques souhaitables d’un facilitateur

Demander aux facilitateurs de diriger l’activité suivante, dans l'équipe à laquelle ils ont été affectés : il s’agit pour chaque équipe de faire une liste des caractéristiques souhaitables d’un facilitateur. Cette liste se fondera sur les critères choisis par l'équipe pour choisir son facilitateur.

Les membres de l'équipe peuvent relire les annonces publicitaires pour découvrir les caractéristiques souhaitables qui s'y reflètent. L'équipe a 5 minutes pour noter cinq (ou plus) caractéristiques souhaitables qu’on attend d’un facilitateur.

Comparer avec la liste de référence

En groupe entier, demander à chaque équipe de lire sa liste de caractéristiques souhaitables pour un facilitateur. Noter ces points sur un tableau papier.

Distribuer le document n° 2 : Caractéristiques souhaitables chez un facilitateur. Expliquer que cette liste se fonde sur une étude des ouvrages et articles publiés à propos de la facilitation.

Demander à chaque facilitateur de diriger une discussion dans son équipe pour comparer la liste de l'équipe avec la liste de référence.

Laisser 5 minutes pour faire cela.

Comparer les mots et les actes

En conclusion, demander à chaque équipe de relire l’annonce publicitaire rédigée par son facilitateur.

Demander aux membres de l'équipe de discuter pour savoir si le comportement du facilitateur a correspondu aux promesses faites dans son annonce, s’il était meilleur ou moins bon.

Leur laisser 3 minutes.

Débriefing

Diriger un débriefing sur les idées retenues par les participants.

À titre d'exemple, voici quelques questions qui peuvent vous aider.

Quels facteurs avez-vous mis en avant dans votre annonce ?

Quels facteurs avez-vous appliqué lorsque vous avez examiné les différentes annonces ?

Quelle a été votre réaction en apprenant que vous n'aviez pas été choisi comme facilitateur ? Pour ceux qui ont été sélectionnés, quelle a été votre réaction ?

Pour la première phase (choisir le meilleur facilitateur parmi les candidats), l'équipe a fonctionné sans facilitateur ; pour la deuxième phase (établissement de la liste des caractéristiques souhaitables chez un facilitateur), elle en avait un. Avez-vous constaté une différence dans le fonctionnement de votre équipe ?

Avez-vous constaté une différence entre ce que le facilitateur a promis dans son annonce et ce qu'il a effectivement fait ? Si c'est le cas, à quoi tient, à votre avis, cette différence ?

Si vous deviez recommencer cette activité, quelle différence apporteriez-vous à votre annonce ?

Quelle est la conclusion la plus importante que vous tirez de cette activité ?

Fiche n°1

« Facilitateur expérimenté – Se déplace sur demande »

En 2023, la loi 4242 a supprimé en grande partie la hiérarchie dans l'administration, afin de diminuer les coûts de fonctionnement en supprimant des postes considérés comme inutiles. Pour ne pas rester à la traîne, les entreprises commerciales et les ONG en ont fait autant. Les services et les divisions ont disparu ; il n'y a plus ni managers ni contrôleurs.

Les employés s'organisent en équipes pluri-fonctionnelles et travaillent sur des projets. Il y a des facilitateurs pour coordonner ces équipes et soutenir leur travail. Lorsqu'un projet est terminé, le facilitateur passe à une autre équipe, dans une autre entreprise ou une autre administration.

Vous êtes un facilitateur indépendant. Vous gagnez votre vie en vendant vos talents à des équipes de projets. Vous êtes en retard dans le paiement de vos emprunts et vous avez absolument besoin d'un nouveau contrat. La concurrence entre facilitateurs est féroce. Il s'agit de donner de vous une image attrayante à des clients potentiels qui pourraient faire appel à vos services.

Vous décidez de publier une petite annonce dans le Bulletin du Facilitateur. Votre annonce publicitaire est limitée à 75 mots ; les dessins sont interdits. Écrivez dans l'espace ci-dessous une annonce à l'intention d'équipes qui pourraient faire appel à vos services. Mettez bien en relief vos compétences et vos qualités particulières.

Ajoutez un numéro de référence à 4 chiffres, dont vous pourrez facilement vous souvenir.

Votre numéro de référence :________________

Fiche n°2

Caractéristiques souhaitables chez un facilitateur

don d'improvisation
sens des responsabilités
faculté à s'imposer
croire à la valeur individuelle des participants
confiance en soi
cohérence entre ce qu’il dit et ce qu’il fait
se tenir en permanence au courant
créativité
efficacité
égalité d'humeur
savoir ne pas s'impliquer émotionnellement
capacité d'écoute, empathie
enthousiasme
souplesse
impartialité
inclusivité, accepter tout le monde en tenant compte des particularités
intégrité
intelligence interpersonnelle
techniques combinant intuition et rationalité
avoir une vision à long terme
neutralité
objectivité
ouverture d'esprit
avoir le sens du jeu
préférer la diversité
recourir à des techniques qualitatives et quantitatives
être réaliste
savoir respecter les autres
être conscient de ses limites
être conscient de ses capacités
savoir travailler de façon autonome
avoir le sens de l'humour
avoir une mentalité de service